Wat moet er altijd in de opdracht staan?
Begin met de harde feiten: welke taalcombinatie, de exacte taken (consecutief tolken, simultaan, schriftelijke vertaling), de levertermijn en het gewenste leveringsformaat (bij vertaling: Word, PDF; bij tolk: notulen of opname verplicht?). Neem tariefstructuur op: uur- of dagtarief, reiskosten en hoe veelheidskorting of wachttijd wordt berekend. Leg vast hoeveel revisierondes zijn inbegrepen en wat extra revisies kosten.
Vertrouwelijkheid, opslag en verwerking van materiaal
Spreek expliciet af wie verantwoordelijk is voor vertrouwelijkheid en hoe gevoelige documenten worden behandeld: een geheimhoudingsverklaring (NDA) of clausule in de opdracht is standaard bij medische, juridische of HR-gesprekken. Als er opname of opslag van materiaal plaatsvindt, noteer dan waar bestanden worden bewaard en hoe lang ze mogen blijven.
Als je hulpmiddelen gebruikt, vraag naar data‑verwerking. Sommige vertaaloortjes geven expliciet aan geen data te verzamelen; de TLS Commerce en het LifeGoods vertaaloortje melden beide dat ze geen data verzamelen. Maak dit onderdeel van de afspraak: wie verwijdert bestanden en binnen welke termijn.
Aansprakelijkheid, kwaliteitsgaranties en verzekering
Regel wie aansprakelijk is bij fouten of misverstanden en binnen welke grenzen. Een praktische clausule bevat:
- Vergoeding bij aantoonbare fout (bijv. correctiekosten),
- Beperking van aansprakelijkheid voor indirecte schade,
- Vereiste kwalificaties of ervaring (bij tolk: NRTO‑lidmaatschap of vergelijkbaar),
- Verzekeringseis voor opdrachten met groot risico (fout in juridisch of medisch advies).
Vraag om voorbeelden van eerder werk of certificaten als kwaliteit belangrijk is. Voor kritische situaties (rechtbank, medische consulten) volstaat een vertaaloortje vaak niet; maak dat onomstotelijk duidelijk in de opdracht.
Regels voor het gebruik van hulpmiddelen en alternatieven
Maak helder of de tolk of vertaler hulpmiddelen mag gebruiken: automatische vertaalsoftware, transcriptietools of een vertaaloortje. Als je toestaat dat een hulpmiddel wordt gebruikt, leg vast welke en welke kwaliteitscontrole er volgt. Bijvoorbeeld:
- Het TLS Commerce vertaaloortje heeft veel intern geheugen (32 GB) en een lange maximale batterijduur (60 uur) — handig bij lange of mobiele inzet, maar spreek af dat opnamebestanden na de opdracht worden verwijderd.
- De BALORS vertaalcomputer heeft een touchscreen en is waterbestendig, waardoor het in wisselende werkomstandigheden handiger is; leg vast hoe updates of cloudverbindingen worden gehanteerd.
- Het LifeGoods vertaaloortje vermeldt AI‑functionaliteit en beperkt intern geheugen; als AI wordt gebruikt, moet je vastleggen wie verantwoordelijk is voor foutcorrectie.
Als je wilt vermijden dat tools onnauwkeurigheden introduceren, leg dan vast dat de tolk/vertaler verantwoordelijk blijft voor de uiteindelijke juistheid en dat machinevertalingen alleen als hulpmiddel mogen dienen.
Praktische afspraken en checklijst voor de opdracht
Werk met een korte checklist die je altijd meestuurt bij een offerte of opdrachtbevestiging:
- Omschrijving werk en taalcombinatie
- Start- en einddatum, deadlines voor concept en definitief
- Tarief, aanvullend kostenplaatje en betalingsvoorwaarden
- Recht op correcties en doorlooptijd voor revisies
- Geheimhouding, opslag en verwijdertermijn van bestanden
- Aansprakelijkheid en eventuele verzekeringseis
- Toegestane hulpmiddelen en beleid rond data
Conclusie: leg alles concreet vast. Dat voorkomt onduidelijkheden over wie wat doet en wie verantwoordelijk is als er iets misgaat. Voor eenvoudige, informele gesprekken kan een vertaaloortje zoals de TLS Commerce een praktisch hulpmiddel zijn; voor juridische, medische of officiële zaken neem je een gekwalificeerde professional en maak je strikte afspraken over aansprakelijkheid en vertrouwelijkheid.