Wat betekent vertrouwelijkheid voor tolken?
Vertrouwelijkheid betekent dat een tolk informatie die tijdens het tolken wordt gedeeld niet aan derden mag doorgeven of opslaan zonder toestemming. In de praktijk betekent dat: geen verslagen of opnames delen, geen inhoud publiceren en zorgvuldig omgaan met hulpmiddelen die data kunnen bewaren of verwerken.
Mag een tolk opnemen of een vertaalsysteem gebruiken?
Opnemen of automatische verwerking mag alleen na expliciete, voorafgaande toestemming van alle betrokkenen. Dat geldt zeker voor medische, juridische of gevoelige bedrijfsgesprekken. De technische eigenschappen van een apparaat bepalen het risico: een apparaat dat gesprekken kan opslaan is een groter privacyrisico dan een apparaat dat geen data verzamelt.
Voorbeeld aan de hand van apparaten
- de Philips DVT8115 is ontworpen als audiorecorder met een 360° tafelmicrofoon en 8 GB intern geheugen; dat maakt het geschikt om gesprekken vast te leggen — maar gebruik het alleen als opname uitdrukkelijk is toegestaan en je veilig kunt opslaan.
- de TibaGoods vertaalcomputer heeft intern geheugen en is bedoeld voor herhaald gebruik; dat is praktisch, maar betekent ook dat je moet weten waar vertalingen en audiobestanden blijven staan.
- de Vertaaloortjes geeft aan geen data te verzamelen en heeft geen touchscreen; voor snelle, niet-vertrouwelijke vertaalsituaties is dat laagdrempelig en minder risicovol voor privacy.
Praktische regels voor tolken en opdrachtgevers
Maak vóór de opdracht duidelijke afspraken en leg ze vast:
- Bepaal of opnemen is toegestaan en zo ja wie de bestanden beheert en bewaart en hoe lang.
- Zet opname- en synchronisatiefuncties uit op apparaten wanneer die niet nodig zijn.
- Gebruik bij vertrouwelijke gesprekken bij voorkeur apparaten die geen externe cloudverbinding hebben of expliciet melden dat ze geen data verzamelen.
- Controleer wie technische toegang heeft (opdrachtgever, tolk of leverancier) en sluit dit contractueel uit als dat nodig is.
Welke apparaten zijn geschikt — en wanneer juist niet?
Voor vertrouwelijke, professionele sessies (bijv. medisch of juridisch) kies je idealiter geen apparaat dat automatisch opneemt of data naar externe servers stuurt. Als er toch opname nodig is, moet die technisch en juridisch goed geregeld zijn.
- Gebruik de Philips DVT8115 alleen wanneer opname expliciet is toegestaan: het apparaat bewaart audio lokaal (8 GB) en heeft een omnidirectionele microfoon, wat opname gemakkelijk maakt — daarom is het risico groter.
- Kies de Vertaaloortjes voor ad-hoc, laaggevoelige situaties: het apparaat geeft aan geen data te verzamelen en heeft beperkte opnamecapaciteit, waardoor de privacyrisico’s kleiner zijn.
- Overweeg de TibaGoods vertaalcomputer voor regelmatige, praktische vertaaltaken waar opslag handig is, maar behandel opgeslagen bestanden als vertrouwelijk en raak ze niet aan zonder toestemming.
Checklist en volgende stap
Voordat je een tolk inzet of een apparaat meeneemt, loop deze korte checklist af:
- Is er schriftelijke toestemming voor opname of opslag?
- Wie beheert de bestanden en waar worden ze bewaard?
- Is het apparaat zo ingesteld dat het geen onnodige data deelt of uploadt?
- Zijn alle betrokkenen geïnformeerd over privacyrisico’s?
Als je klaar bent: leg afspraken vast in de opdrachtbevestiging en kies, waar mogelijk, een apparaat dat geen data verzamelt of waarvan opslag eenvoudig en veilig te beheren is.